Polityka prywatności

W tej Polityce prywatności wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze sklepu CosplayWorld, składaniem i realizacją zamówień, prowadzeniem konta klienta, kontaktem ze sklepem, newsletterem, opiniami oraz korzystaniem z funkcji serwisu.

Polityka dotyczy sklepu internetowego działającego pod adresem https://cosplayworld.pl.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

FUTUVIO sp. z o.o.
ul. 1 Maja 39
71-627 Szczecin
Polska
KRS: 0001238871
NIP: 8513350548
REGON: 544624877

Kontakt z administratorem:

• e-mail: kontakt@cosplayworld.pl,
• telefon: +48 531 866 555,
• adres korespondencyjny: FUTUVIO sp. z o.o., ul. 1 Maja 39, 71-627 Szczecin.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z nami za pośrednictwem adresu kontakt@cosplayworld.pl.

2. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu. Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• numer NIP oraz inne dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży,
• adres zamieszkania, siedziby, korespondencyjny lub adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane konta klienta i informacje związane z logowaniem,
• historię zamówień oraz informacje o zamówionych produktach,
• informacje dotyczące płatności i jej statusu,
• informacje dotyczące dostawy i numeru przesyłki,
• treść korespondencji i zapytań,
• informacje przekazane w związku z reklamacją, zwrotem lub odstąpieniem od umowy,
• wymiary, rozmiary, kolorystykę i inne dane potrzebne do przygotowania produktu na zamówienie,
• pliki przekazane przez klienta, np. logo, grafikę lub materiały potrzebne do personalizacji produktu,
• treść dobrowolnie dodanych opinii i ocen produktów,
• adres IP, dane techniczne urządzenia, przeglądarki i systemu operacyjnego,
• logi techniczne i informacje związane z bezpieczeństwem serwisu,
• informacje o udzielonych zgodach, ich zmianie albo wycofaniu,
• informacje dotyczące ustawień plików cookies i podobnych technologii.

Nie prosimy o przekazywanie informacji, które nie są potrzebne do realizacji danego celu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Realizacja zamówienia

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia zamówienia, potwierdzenia jego warunków, przygotowania produktu, obsługi płatności, dostawy i kontaktu dotyczącego realizacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia umowy oraz wykonanie zawartej umowy.

Konto klienta

Założenie konta jest dobrowolne. Dane wykorzystujemy do prowadzenia konta, umożliwienia logowania, przechowywania ustawień oraz udostępniania funkcji związanych z historią zakupów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usługi prowadzenia konta.

Kontakt ze sklepem

Dane przekazane przez formularz kontaktowy, funkcję „pytanie o produkt”, e-mail lub telefon wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Jeżeli kontakt dotyczy potencjalnego lub istniejącego zamówienia, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku pozostałej korespondencji podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą.

Faktury, księgowość i rozliczenia podatkowe

Dane wykorzystujemy w celu wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży, prowadzenia księgowości, rozliczeń podatkowych oraz wykonywania innych obowiązków wynikających z przepisów.

W zakresie, w jakim mają zastosowanie obowiązujące przepisy, dane związane z fakturami mogą być przetwarzane również za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

Zwroty, reklamacje i obsługa posprzedażowa

Dane przetwarzamy w celu obsługi odstąpienia od umowy, reklamacji, zwrotów, napraw, części zamiennych oraz innych zgłoszeń dotyczących zakupionego produktu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO – wykonanie umowy oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Roszczenia i ochrona praw

Dane możemy przetwarzać w celu ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, odzyskiwania należności oraz przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw i interesów.

Newsletter

Jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się do newslettera, podany adres e-mail wykorzystujemy do przesyłania informacji dotyczących między innymi nowych produktów, oferty i promocji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, oraz odpowiednia zgoda na przesyłanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną.

Opinie i oceny produktów

Jeżeli użytkownik dobrowolnie doda opinię lub ocenę produktu, dane związane z opinią mogą być przetwarzane w celu jej obsługi, moderacji i publikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu systemu opinii oraz prezentowaniu doświadczeń klientów.

Analityka

Po wyrażeniu odpowiedniej zgody możemy wykorzystywać Google Analytics do tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze sklepu i poprawy jego działania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Bezpieczeństwo sklepu

Dane techniczne i logi mogą być przetwarzane w celu zabezpieczenia sklepu, wykrywania błędów, zapobiegania nadużyciom, ochrony formularzy oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu, klientów i danych.

4. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania zależy od celu i podstawy przetwarzania.

• Dane dotyczące zamówienia – przez czas realizacji umowy, a następnie w zakresie wymaganym przepisami oraz przez okres potrzebny do ochrony przed roszczeniami.
• Dokumentacja podatkowa i księgowa – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Zobowiązania podatkowe co do zasady przedawniają się po 5 latach liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków, w których termin może ulec zmianie zgodnie z prawem.
• Konto klienta – do momentu jego usunięcia lub zakończenia świadczenia usługi, z wyjątkiem danych, które musimy zachować na innej podstawie prawnej.
• Zwykłe zapytania, które nie prowadzą do zawarcia umowy – co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione ochroną roszczeń lub innym obowiązkiem.
• Reklamacje, zwroty i zgłoszenia posprzedażowe – przez czas prowadzenia sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ochrony przed roszczeniami.
• Newsletter – do momentu wycofania zgody lub rezygnacji z usługi. Informacje pozwalające wykazać fakt udzielenia albo wycofania zgody możemy przechowywać przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem.
• Opinie – do czasu ich usunięcia, utraty aktualności, skutecznego sprzeciwu albo zakończenia funkcjonowania systemu opinii, z zastrzeżeniem danych potrzebnych do ochrony przed nadużyciami lub roszczeniami.
• Dane analityczne – zgodnie z ustawieniami danego narzędzia, do czasu upływu ustalonego okresu przechowywania lub wcześniejszego wycofania zgody.
• Logi bezpieczeństwa – przez okres wynikający z konfiguracji platformy RedCart i stosowanych narzędzi, nie dłużej niż jest to uzasadnione bezpieczeństwem systemu i użytkowników.

5. Konto klienta i zakup bez rejestracji

Założenie konta klienta nie jest wymagane do dokonania zakupu. Zamówienie można złożyć również bez rejestracji.

Konto może ułatwiać korzystanie ze sklepu, w szczególności przez zapamiętywanie wybranych danych i dostęp do historii zamówień.

Użytkownik może zażądać usunięcia konta. Usunięcie konta nie powoduje jednak automatycznego usunięcia informacji, które muszą być przechowywane w związku z realizacją zamówień, księgowością, podatkami, reklamacjami albo ochroną roszczeń.

6. Newsletter

Newsletter jest usługą dobrowolną.

Do newslettera zapisuje się osoba, która podaje swój adres e-mail i wyraża odpowiednią zgodę.

W sklepie stosujemy mechanizm potwierdzania zapisu wiadomością wysyłaną na podany adres e-mail. Zapis staje się skuteczny po wykonaniu czynności wymaganej w wiadomości potwierdzającej.

Z newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie:

• za pomocą linku rezygnacji dostępnego w wiadomości,
• kontaktując się z nami pod adresem kontakt@cosplayworld.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Obecnie nie prowadzimy marketingu za pomocą wiadomości SMS ani marketingowych połączeń telefonicznych.

7. Opinie i oceny produktów

Jeżeli funkcja opinii jest dostępna, klient może dobrowolnie dodać ocenę lub treść opinii.

Treść opinii oraz podane przy niej imię, nazwa albo pseudonim mogą być widoczne publicznie.

Nie należy umieszczać w opinii danych, które nie powinny być publicznie dostępne, takich jak adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, dane dokumentów lub inne prywatne informacje.

Możemy moderować albo usuwać treści naruszające prawo, prawa osób trzecich, dobre obyczaje, bezpieczeństwo serwisu albo niezwiązane z ocenianym produktem.

Obecnie nie wysyłamy automatycznych wiadomości z prośbą o wystawienie opinii po zakupie.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom potrzebnym do prowadzenia sklepu, realizacji zamówienia oraz wykonania obowiązków prawnych.

Mogą to być w szczególności:

• RedCart – w zakresie platformy sklepowej, hostingu i infrastruktury technicznej,
• ING Bank Śląski oraz imoje / ING Pay – w zakresie płatności elektronicznych,
• bank prowadzący rachunek FUTUVIO sp. z o.o.,
• operatorzy logistyczni i pocztowi wykorzystywani do realizacji zamówień na terenie Polski, w szczególności InPost, DHL, DPD, UPS lub Poczta Polska – zależnie od wybranego sposobu realizacji przesyłki,
• Fakturownia – w zakresie obsługi dokumentów sprzedaży,
• Krajowy System e-Faktur oraz organy Krajowej Administracji Skarbowej – w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów,
• zewnętrzne biuro rachunkowe,
• dostawcy poczty elektronicznej oraz usług teleinformatycznych,
• podmioty zapewniające obsługę informatyczną i bezpieczeństwo systemów,
• Google Ireland Limited oraz inne właściwe podmioty z grupy Google – w związku z Google Analytics, YouTube oraz Google reCAPTCHA,
• kancelarie prawne, doradcy lub podmioty zajmujące się dochodzeniem należności – jeżeli jest to niezbędne do ochrony naszych praw,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Nie każdy z wymienionych podmiotów pełni tę samą rolę z punktu widzenia RODO. Część przetwarza dane na nasze zlecenie, natomiast inni – np. bank, operator płatności, przewoźnik lub organ publiczny – mogą działać jako odrębni administratorzy danych.

9. Płatności

Przy płatności elektronicznej klient korzysta z systemu imoje / ING Pay obsługiwanego przez ING Bank Śląski.

CosplayWorld nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej ani danych logowania klienta do bankowości elektronicznej.

Otrzymujemy informacje potrzebne do ustalenia statusu płatności i realizacji zamówienia.

W przypadku płatności za pobraniem odpowiednie dane są przekazywane przewoźnikowi w zakresie niezbędnym do realizacji pobrania.

10. Dostawa

Obecnie realizujemy dostawy zamówień wyłącznie na terenie Polski.

W celu wykonania dostawy możemy przekazać przewoźnikowi w szczególności:

• imię i nazwisko albo nazwę firmy,
• adres dostawy lub dane wybranego Paczkomatu,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• informację o kwocie pobrania – jeżeli wybrano taki sposób płatności.

Zakres przekazywanych danych zależy od sposobu dostawy i wymagań danego przewoźnika.

11. Google Analytics

Po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookies lub podobne technologie możemy korzystać z Google Analytics w celu tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze sklepu.

Dane analityczne mogą obejmować między innymi:

• odwiedzane strony,
• czas i sposób korzystania z serwisu,
• źródło wejścia do sklepu,
• rodzaj urządzenia, przeglądarki i systemu operacyjnego,
• przybliżone informacje geograficzne wynikające z danych technicznych połączenia,
• zdarzenia wykonywane w serwisie.

Google Analytics w zakresie wymagającym zgody powinien być uruchamiany dopiero po zaakceptowaniu odpowiedniej kategorii w panelu ustawień cookies.

Zgoda może zostać później zmieniona albo wycofana.

12. Google reCAPTCHA

W wybranych formularzach sklepu korzystamy z usługi Google reCAPTCHA w celu ochrony przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami, botami i innymi nadużyciami.

reCAPTCHA może przetwarzać informacje techniczne dotyczące między innymi połączenia, adresu IP, urządzenia, przeglądarki oraz sposobu interakcji z formularzem.

Narzędzie jest wykorzystywane w celu zwiększenia bezpieczeństwa formularzy i serwisu.

13. Materiały YouTube

Na wybranych stronach CosplayWorld mogą być osadzone materiały wideo z serwisu YouTube.

Załadowanie lub odtworzenie filmu może powodować komunikację urządzenia użytkownika z usługami Google i YouTube oraz przekazanie informacji technicznych niezbędnych do działania odtwarzacza.

Jeżeli dana integracja wykorzystuje opcjonalne technologie wymagające zgody, jej działanie powinno być uzależnione od odpowiednich ustawień cookies użytkownika.

14. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług globalnych dostawców, w szczególności usług Google, może w określonych przypadkach wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

W takich przypadkach transfer powinien odbywać się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w przepisach RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne – zależnie od właściwego dostawcy, usługi i aktualnego stanu prawnego.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania użytkownik może mieć prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, gdy spełnione są wymagane warunki,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@cosplayworld.pl.

Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli będzie to konieczne dla ochrony danych.

Skargę można złożyć do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

16. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych potrzebnych do złożenia i realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy.

Bez wymaganych danych nie będziemy mogli między innymi przyjąć zamówienia, dostarczyć produktu ani wystawić wymaganych dokumentów sprzedaży.

Podanie danych w celu:

• założenia konta,
• zapisania się do newslettera,
• dodania opinii,
• wysłania niezwiązanego z zamówieniem zapytania

jest dobrowolne.

Niektóre dane mogą być jednak wymagane przez przepisy, w szczególności w związku z wystawieniem faktury i prowadzeniem dokumentacji podatkowej lub księgowej.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływały na daną osobę.

Nie wykorzystujemy danych o historii przeglądania produktów do automatycznego:

• ustalania indywidualnych cen,
• odmowy sprzedaży,
• oceny zdolności klienta do dokonania zakupu.

18. Dane osób niepełnoletnich

Sklep jest przeznaczony przede wszystkim dla osób pełnoletnich i osób posiadających zdolność do zawierania umów.

Zamówienia dotyczące produktów przeznaczonych dla dzieci powinny być składane przez rodzica, opiekuna prawnego albo inną osobę uprawnioną do zawarcia umowy.

Nie prowadzimy świadomie marketingu kierowanego na podstawie danych osobowych bezpośrednio do dzieci.

19. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka.

Obejmują one między innymi kontrolę dostępu do systemów, zabezpieczenia kont, ograniczanie zakresu uprawnień, korzystanie z szyfrowanego połączenia oraz usług wyspecjalizowanych podmiotów obsługujących sklep, płatności i infrastrukturę informatyczną.

W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych prosimy o kontakt pod adresem kontakt@cosplayworld.pl.

20. Pliki cookies i podobne technologie

Szczegółowe informacje o stosowanych rodzajach plików cookies, technologiach zewnętrznych oraz sposobie zarządzania zgodami znajdują się w Polityce plików cookies.

Użytkownik może zmieniać ustawienia opcjonalnych cookies za pomocą panelu zgód dostępnego w sklepie.

21. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów,
• zmiany funkcjonalności sklepu,
• zmiany sposobów płatności lub dostawy,
• wdrożenia nowych narzędzi,
• zmiany dostawców usług,
• zmiany sposobu lub zakresu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na tej stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 16 września 2026 r.

22. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności, ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO skontaktuj się z nami.

Skontaktuj się z CosplayWorld