Wczytuję dane...

Polityka prywatności

W tej Polityce prywatności wyjaśniamy, jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem ze sklepu CosplayWorld, składaniem zamówień, prowadzeniem konta klienta, kontaktem ze sklepem, zapisem do newslettera oraz korzystaniem z funkcji serwisu.

Polityka dotyczy sklepu internetowego działającego pod adresem cosplayworld.pl.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

FUTUVIO sp. z o.o.
ul. 1 Maja 39
71-627 Szczecin
KRS: 0001238871
NIP: 8513350548
REGON: 544624877

Kontakt z administratorem:

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz bezpieczeństwa danych można kontaktować się z nami za pośrednictwem adresu kontakt@cosplayworld.pl.

2. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu i może obejmować:

  • imię i nazwisko,
  • nazwę firmy,
  • numer NIP oraz dane do faktury,
  • adres zamieszkania, siedziby, korespondencyjny lub adres dostawy,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • dane konta klienta i dane logowania,
  • informacje o zamówionych produktach i historii zamówień,
  • informacje dotyczące płatności i statusu płatności,
  • informacje dotyczące dostawy i numeru przesyłki,
  • treść korespondencji, zapytań i rozmów dotyczących zamówienia,
  • wymiary, rozmiary, wybraną kolorystykę i inne informacje potrzebne do przygotowania produktu na zamówienie,
  • pliki przekazane przez klienta, na przykład logo lub materiały potrzebne do personalizacji produktu, jeżeli zostaną przesłane e-mailem,
  • treść opinii i oceny produktu,
  • adres IP, dane przeglądarki, urządzenia, systemu operacyjnego oraz logi techniczne,
  • informacje o zgodach marketingowych i ustawieniach plików cookies.

Nie prosimy o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji zamówienia, odpowiedzi na pytanie lub wykonania innej wybranej usługi.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Cel przetwarzania Podstawa prawna Okres przetwarzania
Przyjęcie i realizacja zamówienia, potwierdzenie dostępności, przygotowanie produktu, płatność, dostawa i kontakt dotyczący zamówienia. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem. Przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Prowadzenie dobrowolnego konta klienta, umożliwienie logowania, zapamiętanie danych i historii zamówień. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie usługi prowadzenia konta. Do czasu usunięcia konta, z wyjątkiem danych, które muszą być zachowane na podstawie prawa lub w celu ochrony roszczeń.
Odpowiedź na pytanie przesłane przez formularz kontaktowy, funkcję „pytanie o produkt”, e-mail lub telefon. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zamówienia lub działań przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. Przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a w przypadku zapytań, które nie prowadzą do zawarcia umowy, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do ochrony roszczeń.
Wystawienie faktury, prowadzenie księgowości, rozliczenia podatkowe oraz przekazywanie danych do Krajowego Systemu e-Faktur. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych administratora. Przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i dotyczącymi dokumentacji sprzedaży.
Obsługa zwrotów, reklamacji, odstąpienia od umowy, napraw, części zamiennych i innych zgłoszeń posprzedażowych. Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO – wykonanie umowy oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa. Przez czas prowadzenia sprawy, a następnie przez okres wymagany prawem oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Dochodzenie należności, ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz przeciwdziałanie nadużyciom. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora. Do czasu ostatecznego zakończenia sprawy lub upływu właściwego terminu przedawnienia.
Wysyłka newslettera zawierającego informacje o ofercie, nowych produktach lub promocjach. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda oraz zgoda na przesyłanie komunikacji marketingowej zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej. Do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z newslettera. Informację potwierdzającą udzielenie albo wycofanie zgody możemy przechowywać przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem i ochrony przed roszczeniami.
Publikacja i obsługa dobrowolnie dodanych opinii oraz ocen produktów. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu systemu opinii i prezentowaniu doświadczeń klientów. Do czasu usunięcia opinii, utraty jej aktualności albo skutecznego sprzeciwu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do ochrony przed nadużyciem lub roszczeniami.
Prowadzenie statystyk korzystania ze sklepu przy użyciu Google Analytics. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na analityczne pliki cookies lub podobne technologie. Do czasu wycofania zgody, a następnie zgodnie z okresem przechowywania danych ustawionym w narzędziu analitycznym.
Zapewnienie bezpieczeństwa sklepu, wykrywanie błędów, ochrona formularzy przed automatycznym spamem i nadużyciami oraz prowadzenie logów technicznych. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu i użytkowników. Przez okres wynikający z konfiguracji systemu RedCart i narzędzi bezpieczeństwa, nie dłużej niż jest to potrzebne do realizacji celu.

4. Konto klienta i zakup bez rejestracji

Założenie konta klienta jest dobrowolne. Zamówienie można złożyć także bez zakładania konta.

Konto ułatwia korzystanie ze sklepu, w szczególności może pozwalać na zapamiętanie danych oraz dostęp do historii zamówień.

Klient może usunąć konto za pomocą dostępnych funkcji sklepu albo zwrócić się do nas z prośbą o jego usunięcie. Usunięcie konta nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji zamówień, faktur lub danych, które musimy zachować na podstawie przepisów prawa.

5. Newsletter

Newsletter jest wysyłany wyłącznie do osób, które dobrowolnie podały adres e-mail i wyraziły zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej.

Zapis może wymagać potwierdzenia poprzez kliknięcie linku wysłanego na podany adres e-mail.

Z newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie:

  • za pomocą odnośnika znajdującego się w otrzymanej wiadomości,
  • kontaktując się z nami pod adresem kontakt@cosplayworld.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Nie prowadzimy marketingu za pośrednictwem wiadomości SMS ani marketingowych połączeń telefonicznych.

6. Opinie i oceny produktów

Klient może dobrowolnie dodać opinię lub ocenę produktu, jeżeli funkcja ta jest dostępna w sklepie.

Treść opinii oraz podane przy niej imię, nazwa albo pseudonim mogą być publicznie widoczne. Nie należy zamieszczać w opinii adresu, numeru telefonu, adresu e-mail ani innych informacji, które nie powinny być publiczne.

Możemy odmówić publikacji lub usunąć opinię naruszającą prawo, prawa innych osób, dobre obyczaje albo niezwiązaną z ocenianym produktem.

RedCart nie wysyła w naszym imieniu automatycznych wiadomości z prośbą o wystawienie opinii po zakupie.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które są potrzebne do prowadzenia sklepu, realizacji zamówienia albo wykonania obowiązków prawnych.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  • RedCart – operator platformy sklepowej, hostingu i funkcji technicznych sklepu,
  • ING Bank Śląski oraz imoje / ING Pay – w zakresie obsługi płatności elektronicznych,
  • bank prowadzący rachunek FUTUVIO sp. z o.o.,
  • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, w szczególności DHL, DPD, InPost, UPS i Poczta Polska,
  • Fakturownia – w zakresie wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży,
  • Krajowy System e-Faktur oraz właściwe organy podatkowe – w zakresie wymaganym prawem,
  • zewnętrzne biuro rachunkowe,
  • dostawcy poczty elektronicznej i usług teleinformatycznych,
  • podmioty świadczące obsługę informatyczną i zapewniające bezpieczeństwo systemów,
  • Google Ireland Limited i podmioty z grupy Google – w związku z Google Analytics, YouTube oraz Google reCAPTCHA, jeżeli dane narzędzie jest aktywne,
  • kancelarie prawne, doradcy, ubezpieczyciele lub podmioty windykacyjne – wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do ochrony praw lub dochodzenia należności,
  • organy publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Część wymienionych podmiotów przetwarza dane na nasze zlecenie, a część działa jako odrębny administrator danych, na przykład bank, operator płatności, przewoźnik albo organ publiczny.

8. Płatności

Przy płatności elektronicznej klient jest przekierowywany do systemu imoje / ING Pay obsługiwanego przez ING Bank Śląski.

CosplayWorld nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej ani danych logowania klienta do bankowości elektronicznej. Otrzymujemy informacje potrzebne do ustalenia statusu płatności i realizacji zamówienia.

Przy płatności za pobraniem dane niezbędne do obsługi pobrania są przekazywane przewoźnikowi.

9. Dostawa

W celu dostarczenia zamówienia przekazujemy przewoźnikowi dane niezbędne do realizacji przesyłki, w szczególności:

  • imię i nazwisko albo nazwę firmy,
  • adres dostawy lub dane wybranego Paczkomatu,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail,
  • informację o wartości pobrania, jeżeli wybrano tę metodę płatności.

Zakres przekazywanych danych zależy od wybranego przewoźnika i sposobu dostawy.

10. Google Analytics

Po uzyskaniu zgody na analityczne pliki cookies możemy korzystać z Google Analytics w celu tworzenia statystyk dotyczących sposobu korzystania ze sklepu.

Dane analityczne mogą obejmować między innymi informacje o:

  • odwiedzanych stronach,
  • czasie wizyty,
  • przybliżonej lokalizacji,
  • rodzaju urządzenia, przeglądarki i systemu operacyjnego,
  • źródle wejścia do sklepu,
  • zdarzeniach wykonywanych w serwisie.

Google Analytics powinien być uruchamiany dopiero po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookies. Zgoda może zostać później wycofana w panelu ustawień cookies.

Nie wykorzystujemy danych z Google Analytics do automatycznego ustalania cen, odmowy sprzedaży ani podejmowania innych decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne.

11. Filmy YouTube

Na niektórych stronach sklepu mogą być osadzone filmy pochodzące z serwisu YouTube.

Odtworzenie filmu lub załadowanie odtwarzacza może powodować przekazanie do Google informacji technicznych, takich jak adres IP, dane urządzenia, przeglądarki i informacje o korzystaniu z materiału.

Treści YouTube powinny być uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgody użytkownika na odpowiednią kategorię plików cookies lub podobnych technologii.

12. Google reCAPTCHA

W formularzach sklepu może być wykorzystywana usługa Google reCAPTCHA w celu ochrony przed automatycznym spamem, nadużyciami i działaniem botów.

reCAPTCHA może analizować informacje techniczne dotyczące urządzenia, połączenia, przeglądarki oraz sposobu korzystania z formularza. Narzędzie powinno być uruchomione wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa formularza i po jego prawidłowym skonfigurowaniu.

13. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Google, w szczególności Google Analytics, YouTube lub reCAPTCHA, dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Transfer danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w przepisach o ochronie danych, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zależnie od właściwego podmiotu i usługi.

14. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo do:

  • dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
  • sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
  • usunięcia danych, gdy spełnione są warunki określone w przepisach,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@cosplayworld.pl.

Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Nie będziemy żądać danych, które nie są potrzebne do tej weryfikacji.

Skargę można złożyć do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

15. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych potrzebnych do złożenia i realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Bez tych danych nie będziemy mogli przyjąć zamówienia, wysłać produktu albo wystawić wymaganych dokumentów.

Podanie danych w celu założenia konta, zapisania się do newslettera, dodania opinii lub wysłania zwykłego zapytania jest dobrowolne.

Niektóre dane są wymagane przepisami, w szczególności dane potrzebne do wystawienia faktury i prowadzenia dokumentacji księgowej.

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na klienta.

Nie wykorzystujemy historii oglądanych produktów do automatycznego ustalania cen, remarketingu, personalizacji newslettera ani automatycznej oceny możliwości dokonania zakupu.

17. Dane osób niepełnoletnich

Sklep jest przeznaczony dla osób pełnoletnich i osób posiadających zdolność do zawierania umów.

Zamówienie dotyczące produktu przeznaczonego dla dziecka powinien złożyć rodzic, opiekun prawny albo inna osoba uprawniona do zawarcia umowy.

Nie zbieramy świadomie danych dzieci w celu prowadzenia wobec nich marketingu.

18. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka, w tym zabezpieczenia dostępu do systemów, połączenie szyfrowane, kontrolę uprawnień i korzystanie z usług podmiotów wyspecjalizowanych w obsłudze sklepu, płatności i infrastruktury informatycznej.

Żadna transmisja ani metoda przechowywania danych nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa prosimy o niezwłoczny kontakt.

19. Pliki cookies i podobne technologie

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookies, podstaw ich stosowania, narzędzi zewnętrznych oraz zarządzania zgodami znajdują się w Polityce plików cookies.

Ustawienia zgód można zmienić w dowolnym momencie za pomocą ikony ustawień cookies widocznej na stronie sklepu.

20. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmienią się przepisy, funkcje sklepu, wykorzystywane narzędzia lub zakres przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 5 sierpnia 2026 r.

21. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych skontaktuj się z nami:

Skontaktuj się z CosplayWorld